PROCURE INFORMATICHE RILASCIATE E COPIE INFORMATICHE DI PROCURE ANALOGICHE

 

 Pietro Bernardi Fabbrani

 

 

Il comunicato del CNN ([1]), alla vigilia della entrata in vigore della riforma che introduceva l’atto informatico notarile ([2]), riteneva immediatamente applicabile tale normativa alle “procure rilasciate”, eppure sono trascorsi già diversi anni da tale riforma ma di procure informatiche rilasciate non sene vedono e, nella prassi, si è preferito utilizzare la “copia informatica” della procura analogica.

Oggetto delle presenti note sarà il confronto tra le modalità di redazione di procure informatiche rilasciate e la procedura di rilascio di copie informatiche di procure analogiche rilasciate.

 

Le “procure rilasciate” sono una categoria di atti costituita da due distinte tipologie e precisamente:

  • Le procure alle liti
  • Le procure per il compimento di un solo affare (o atto)

Le “procure rilasciate” sono così definite in quanto vengono “rilasciate in originale” alla parte e non vengono conservate agli atti del notaio (nella Raccolta), il tutto ai sensi dell’articolo 70 LN il quale prevede che: “Oltre i casi determinati da altre leggi, il notaro può rilasciare in originale alle parti soltanto gli atti che contengono procure alle liti, o procure o consensi od autorizzazioni riguardanti gli atti necessari alla esecuzione di un solo affare, ….”

 

Le “procure rilasciate” non devono essere registrate a cura del notaio in quanto:

  • le procure alle liti sono esenti da registrazione ai sensi del combinato disposto dell’articolo 7 del TU Imposta di Registro e dell’articolo 2 della Tabella del TU Imposta di Registro;
  • sono invece soggette a registrazione ma soltanto in caso d’uso ([3]) ai sensi dell’articolo 6 della Tariffa Parte II del TU Imposta di Registro le “procure rilasciate per il compimento di un solo atto”.

 

Le “procure rilasciate” possono essere redatte sia nella forma dell’atto pubblico che della scrittura privata autenticata.

Ai sensi dell’art. 61 LN “Il notaro deve custodire con esattezza ed in luogo sicuro, con i relativi allegati:

a) gli atti da lui ricevuti compresi gli inventari di tutela ed i verbali delle operazioni di divisione giudiziaria, salvo le eccezioni stabilite dalla legge;

b) gli atti presso di lui depositati per disposizione di legge o a richiesta delle parti..

L’articolo 70 LN individua le eccezioni stabilite dalla legge all’obbligo di conservazione da parte del notaio degli atti pubblici “da lui ricevuti” (lett. a, art. 61 LN) e precisa che “Oltre i casi determinati da altre leggi, il notaro può rilasciare in originale alle parti soltanto gli atti che contengono procure alle liti, o procure o consensi od autorizzazioni riguardanti gli atti necessari alla esecuzione di un solo affare, ….”

Tra gli atti depositati presso il notaio ai sensi della lettera b dell’art. 61 LN succitato rientrano le scritture private autenticate dal notaio ed a tal proposito il terzo comma dell’articolo 72 LN chiarisce che “Le scritture private, autenticate dal notaro, verranno, salvo contrario desiderio delle parti e salvo per quelle soggette a pubblicità immobiliare o commerciale, restituite alle medesime. In ogni caso però debbono essere prima, a cura del notaro, registrate a termini delle leggi sulle tasse di registro.”

Con riguardo agli atti informatici l’articolo 62-bis LN dispone che “Il notaio per la conservazione degli atti di cui agli articoli 61 e 72, terzo comma, se informatici, si avvale della struttura predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato nel rispetto dei principi di cui all'articolo 60 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Gli atti di cui agli articoli 61 e 72, terzo comma conservati nella suddetta struttura costituiscono ad ogni effetto di legge originali informatici da cui possono essere tratti duplicati e copie.”

Il richiamo agli articoli 61 e 72 terzo comma LN sembra chiaro nel restringere l’applicazione dell’articolo 62-bis LN ai soli atti conservati dal Notaio e ad escludere da tale disciplina tutti gli atti rilasciati.

Tuttavia l’articolo 62-bis LN afferma testualmente che “Il notaio per la conservazione degli atti di cui agli articoli 61 e 72, terzo comma, se informatici, si avvale della struttura …” e quindi parrebbe che se l’atto fosse informatico dovrebbe sempre essere conservato a norma.

Tale tesi potrebbe avere un ulteriore proprio appiglio normativo nell’articolo 62-ter LN il quale prevede che “Nella struttura di cui al comma 1 dell'articolo 62-bis (conservazione a norma) il notaio conserva anche le copie informatiche degli atti rogati o autenticati su supporto cartaceo, con l'indicazione degli estremi delle annotazioni di cui all'articolo 23 del regio decreto-legge 23 ottobre 1924, n. 1737, convertito dalla legge 18 marzo 1926, n. 562.

Vi è quindi chi ha pensato che se devono essere “conservate a norma” le copie, a maggior ragione dovrebbero essere “conservati a norma” anche gli “atti rilasciati” ed in tal modo di ogni atto informatico si garantirebbe proprio la conservazione (così l’atto informatico non verrebbe “smarrito”) e la immutabilità senza possibilità che possa essere “manomesso informaticamente”.

Questa tesi però non convince: se un atto analogico può essere “rilasciato alle parti” e quindi non deve essere conservato non si capisce perché lo debba essere quello informatico.

Quale maggior tutela dovrebbe avere il secondo rispetto al primo? I rischi di falsificazione e di abuso nell’utilizzo sono identici per entrambi e non si vede perché l’atto informatico debba essere più sicuro di quello analogico.

I riferimenti normativi sopra citati (artt. 62-bis e 62-ter LN) possono essere letti in modo assolutamente coerente con la possibilità di rilasciare atti informatici in quanto: da un lato gli atti che non devono essere conservati se analogici non si vede perché debbano esserlo se informatici e dall’altro l’articolo 62-ter LN è una facoltà e non un obbligo di conservare a norma le copie informatiche degli atti analogici.

Dubbi sulla possibilità di utilizzare l’atto informatico per le procure speciali erano stati avanzati anche sul presupposto che tali atti rientrassero nella categoria dei cosiddetti “atti unici” (alla stregua delle copie esecutive) da utilizzarsi in unico originale (così CAMMARATA- MACCARONE, Introduzione alla firma digitale - La natura del documento informatico in http://www.interlex.it/docdigit/intro/intro9.htm).

Tuttavia già dal 2006 negli Studi CNN nn. 3-2006/IG citato e 2-2006/IG, Codice dell’amministrazione digitale, firme elettroniche e attività notarile, est. CHIBBARO, si era chiarito che “la responsabilità del procuratore che abbia fraudolentemente utilizzato più volte la stessa procura non viene meno per il solo fatto che lo strumento gli attribuisce la possibilità di creare più esemplari e l’eventuale conflitto tra più acquirenti dallo stesso (procuratore del) venditore saranno risolti secondo i principi generali”.

 

In conclusione la “procura informatica rilasciata” è legittima e NON deve essere messa “a raccolta” e NON deve essere “conservata a norma”.

Il file della procura informatica rilasciata potrà essere inviato più volte ed anche a più soggetti (si tratta di un originale informatico riproducibile all’infinito).

Il notaio (o il pubblico ufficiale rogante) che vorrà utilizzare tale procura informatica rilasciata potrà:

- utilizzarla così come è, allegandola ad un proprio atto informatico;

- estrarne una copia conforme analogica al fine di allegarla ad un proprio atto analogico.

La formazione di una “procura rilasciata” mediante il procedimento dell’atto informatico dovrà seguire le disposizioni tecniche che sono richieste per questo tipo di atti: le problematiche relative alla redazione dell’atto informatico sono le medesime ([4]) sia che lo stesso venga conservato sia che venga rilasciato.

Occorre creare un file .pdf/a con il testo dell’atto, stipulare l’atto e quindi procedere alla sua sottoscrizione mediante i due programmi forniti da Notartel: eSign o iStrumentum.

Nel caso in cui si utilizzi eSign tutti i firmatari dovranno essere muniti di firma qualificata (USB o smart card) ed il file potrà essere firmato a scelta in CAdes, PAdes o XAdes. Il formato consigliabile è il CAdes (con suffisso .p7m).

Nel caso di iStrumentum i firmatari potranno utilizzare le proprie firme digitali qualificate oppure si potrà ricevere la loro firma digitale grafometrica (tramite la cosiddetta “tavoletta”). Il file creato da iStrumentum avrà il suffisso .ati.

Se vi fossero a loro volta degli allegati alla procura informatica questi saranno dei files autonomi nel caso di un atto firmato con eSign mentre saranno ricompresi all’interno del file .ati formato da iStrumentum ([5]).

Per questa ragione è preferibile utilizzare iStrumentum nel caso in cui la procura fosse dotata di allegati.

Non utilizzandosi la conservazione a norma, un file firmato digitalmente è soggetto alla scadenza della firma utilizzata e pertanto è importante utilizzare la marcatura temporale in modo tale da consentire l’utilizzo della procura informatica rilasciata anche in momento successivo alla scadenza della firma utilizzata ([6]).

A tal proposito occorre ricordarsi sempre di richiedere di apporre il timestamp con la procedura eSign, mentre la procedura iStrumentum attiva automaticamente la marcatura temporale.

Il Quesito di Diritto dell'informatica n. 22-2017/DI conclude che nel caso in cui non sia stata utilizzata la marcatura temporale, “l’unica soluzione percorribile qualora l’atto informatico presenti la firma scaduta e non sia stato assoggettato a conservazione a norma (ovvero non sia stato assoggettato ad una delle modalità alternative di validazione temporale, quali la spedizione a mezzo PEC) prima della scadenza del certificato di firma, sarà quella di produrre a cura del notaio rogante/autenticante una copia autentica informatica dello stesso che dia conto:

- degli elementi sopra indicati (repertoriazione e, ove si tratti di atto soggetto a registrazione, estremi di registrazione, quali elementi ulteriori che provano l’esistenza del documento ad una certa data);

- della validità della firma del notaio alla data dell’atto;

- dell’integrità del contenuto dello stesso e della sua conseguente conformità all’originale.” ([7])

Per poter avere un file .ati autonomamente gestibile non è ancora possibile utilizzare iStrumentumWEB il quale invia il file .ati al sistema di conservazione a norma dal quale non si riesce (ancora) ad estrapolare il file e salvarlo in locale.

Il file .ati generato da iStrumentum potrà essere inviato ad altri pubblici ufficiali (anche non notai) i quali potranno utilizzarlo agevolmente tramite il verificatore https://isvol.notariato.it/.

Il notaio incaricato della stipula dell’atto a cui la suddetta procura informatica dovrà essere allegata dovrà poi procedere in maniera diversa, a seconda che stia stipulando un atto analogico tradizionale oppure un atto informatico.

Nel caso di atto cartaceo il notaio dovrà estrarre copia dell’atto informatico ai sensi del secondo comma dell’articolo 57-bis LN.

Nel caso di atto digitale la procura informatica potrà essere utilizzata direttamente ed è sostanzialmente irrilevante se con la procedura eSign o quella di iStrumentum in quanto l’atto digitale (con i suoi allegati) sarà comunque conservato a norma in unico fascicolo.

I files .ati possono essere allegati direttamente nella procedura di iStrumentum.

Per assolvere l’Imposta di Bollo si potranno utilizzare tre metodi:

  • il primo è quello del bollo virtuale con l’osservanza delle norme di cui all’art. 15 del D.P.R. 642/1972, così come previsto dal D.M. 10 febbraio del 1988 ([8]);
  • il secondo prevede che in funzione surrogatoria dell’apposizione del contrassegno cartaceo, dovrà essere indicato nel testo dell’atto informatico il codice numerico composto da 14 cifre rilevabili dal contrassegno telematico rilasciato dall’intermediario. Sarà cura del pubblico ufficiale conservare il contrassegno utilizzato entro il termine di decadenza triennale previsto per l’accertamento da parte dell’Amministrazione finanziaria ([9]);
  • il terzo è l’utilizzo di un versamento tramite F24.

Circa le regole di determinazione del tributo, l’Agenzia delle Entrate, anche sulla scorta della prassi precedente, relativa a fattispecie analoghe, chiarisce che «la misura dell’imposta dovuta per il documento informatico» dovrà essere «determinata sulla base delle ordinarie regole stabilite dall’art. 5 del DPR n. 642/1972, (secondo cui il foglio si intende composto da quattro facciate e la pagina da una facciata), facendo quindi riferimento al corrispondente documento cartaceo».

 

  • * § * §

 

Volendo ora passare alla copia informatica della procura analogica rilasciata ([10]), la procedura parte ovviamente dalla redazione di una procura speciale rilasciata nella forma analogica tradizionale. Quindi tale procura sarà messa a repertorio (rilasciata e non a raccolta) e sarà stata assolta l’imposta di bollo (con la applicazione del contrassegno cartaceo oppure mediante il bollo virtuale). Infine il notaio andrà a creare una copia informatica da tale documento analogico.

L’art. 1 della LN sancisce la competenza generale dei notai al rilascio delle copie, prevedendo che “i notai sono pubblici ufficiali istituiti per ricevere gli atti tra vivi e di ultima volontà, attribuire loro pubblica fede, conservarne il deposito, rilasciarne le copie, i certificati e gli estratti” e tale competenza viene ulteriormente chiarita dall’art. 1 del R.D.L. n. 1666/1937 che concede ai notai, tra le altre, la facoltà di “rilasciare copie od estratti di documenti ad essi esibiti e di libri e registri commerciali, salva sempre all’autorità presso cui se ne fa uso la facoltà di richiedere l’esibizione degli originali”.

L’Art. 68-ter LN disciplina le modalità di rilascio delle copie degli atti conservati e recita:

  1. Il notaio può rilasciare copie su supporto informatico degli atti da lui conservati, anche se l'originale è stato formato su un supporto analogico. Parimenti, può rilasciare copie su supporto cartaceo, degli stessi atti, anche se informatici.
  2. Quando l'uso di un determinato supporto non è prescritto dalla legge o non è altrimenti regolato, il notaio rilascia le copie degli atti da lui conservati sul supporto indicato dal richiedente.
  3. Il notaio attesta la conformità del documento informatico all'originale o alle copie apponendo la propria firma digitale.”

Mentre di un atto conservato soltanto il notaio rogante può rilasciare la relativa copia ([11]), di un atto rilasciato, qualunque notaio può rilasciare copia autentica di esso, anche nell’ipotesi che si tratti di documento originale formato da altro notaio ([12]).

L’art. 73 LN prevede espressamente che “il notaio può attestare la conformità all'originale di copie, eseguite su supporto informatico o cartaceo, di documenti formati su qualsiasi supporto ed a lui esibiti in originale o copia conforme”.

Ferma quindi la legittimità del rilascio di copia informatica di una procura speciale rilasciata, ci si chiede se tale copia sia soggetta ad annotazione a repertorio.

Sembra prevalere la soluzione prudenziale che consiglia di procedere alla repertoriazione, a prescindere dal fatto che tale copia sia rilasciata dallo stesso notaio che ha ricevuto la procura analogica ([13]), ma non manca chi tale obbligo lo esclude ([14]).

La creazione di tale copia informatica è soggetta autonomamente all’Imposta di Bollo da corrispondersi con le medesime modalità sopra indicate per l’atto informatico.

La copia informatica come sopra rilasciata, potrà essere utilizzata da un altro pubblico ufficiale il quale andrà ad allegarla direttamente al proprio atto informatico oppure dovrà convertirla nuovamente in formato analogico.

Tale procedura di conversione formale è disciplinata dall’articolo 57-bis LN il quale recita:

  1. Quando deve essere allegato un documento redatto su supporto cartaceo ad un documento informatico, il notaio ne allega copia informatica, certificata conforme ai sensi dell'articolo 22, commi 1 e 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n 82.
  2. Quando un documento informatico deve essere allegato ad un atto pubblico o ad una scrittura privata da autenticare, redatti su supporto cartaceo, il notaio ne allega copia conforme ai sensi dell'articolo 23 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, formata sullo stesso supporto.

La conversione formale si realizza tramite il rilascio di copie conformi che è preferibile annotare a repertorio ([15]) anche se si deve segnalare la autorevole posizione del CNN che esclude espressamente un tale obbligo ([16]).

Tali copie sono poi soggette all’Imposta di Bollo con i metodi di applicazione tradizionale per gli atti analogici, tuttavia è interessante richiamare la tesi che esclude tale obbligo sulla base della “natura intrinseca delle copie di cui all’art. 57-bis, le quali non svolgono la funzione tipica della copia” ([17]).

 

  • * § * §

 

In conclusione il miglioramento degli strumenti informatici degli ultimi tempi (in particolare iStrumentum), possono far sperare in un rapido e diffuso utilizzo delle “procure informatiche rilasciate” a discapito di quelle analogiche poi convertite in informatiche (se non altro per un risparmio di atti e di imposte di bollo).

 

dicembre 2018

 

 

Pietro Bernardi Fabbrani

Notaio in Rimini

 

 

 

[1]) Michele Nastri e Caterina Valia nella comunicazione CNN del 2 agosto 2010 “Atto pubblico informatico: le disposizioni applicabili nell’immediato” affermano che “Modalità completamente informatiche potranno essere, perciò, utilizzate sin d’ora per gli atti che sono rilasciati in originale alle parti. Per gli atti conservati sarà necessario attendere i decreti attuativi. Non costituisce nessun ostacolo la mancata definizione delle ulteriori firme che le parti potranno utilizzare per sottoscrivere; sarà consentito, intanto, l’uso della firma digitale ai sensi del  Codice dell’Amministrazione digitale. Nell’immediato è possibile utilizzare il supporto informatico per:

- autenticare documenti e atti non soggetti a conservazione a raccolta;

- rilasciare copie cartacee di documenti informatici e copie informatiche di documenti cartacei;

- redigere procure da rilasciare alle parti.”

[2]) Il Decreto legislativo 2 luglio 2010, n. 110 "Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, ai sensi dell'articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69", pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 166 del 19 luglio 2010 (in vigore dal 3 agosto 2010), ha apportato modifiche alla Legge Notarile n. 89 del 16 febbraio 1913, introducendo diversi articoli in materia di atto informatico.

[3]) Ai sensi dell’art. 6 del TU Imp. Registro “Si ha caso d'uso quando un atto si deposita, per essere acquisito agli atti, presso le cancellerie giudiziarie nell'esplicazione di attività amministrative o presso le amministrazioni dello Stato o degli enti pubblici territoriali e i rispettivi organi di controllo, salvo che il deposito avvenga ai fini dell'adempimento di un'obbligazione delle suddette amministrazioni, enti o organi ovvero sia obbligatorio per legge o regolamento.”

[4]) Si ricordino in particolare due casi che sollevano differenze rispetto all’atto analogico e precisamente:

- analfabeta con firma digitale: “Tizio dichiara di essere analfabeta ma di poter apporre personalmente la propria firma digitale” ed in tal caso sono necessari i testimoni perché il documento da firmare digitalmente deve essere controllabile mediante lettura da chi lo firma);

- cieco con firma digitale: “Tizio dichiara di essere privo della vista ma di poter apporre personalmente la propria firma digitale” ed in tal caso non sono necessari gli assistenti, ma sono necessari i testimoni perché il documento da firmare digitalmente deve essere controllabile mediante lettura da chi lo firma.

[5]) Si segnala che per allegare un file .p7m in iStrumentum occorre lasciare soltanto un .p7m e cancellare tutti gli altri presenti in caso di più sottoscrizioni. Insomma il file allegabile dovrà terminare con .pdf.p7m

[6]) L’articolo 41 del DPCM 22/2/2013 stabilisce al comma 1 quale sia il principale mezzo di datazione di un documento informatico: “I riferimenti temporali realizzati dai certificatori accreditati in conformità con quanto disposto dal titolo IV sono opponibili ai terzi ai sensi dell'art. 20, comma 3, del Codice.”, ovvero la modalità generale per assicurare l’opponibilità ai terzi della data e dell'ora di formazione del documento informatico è l’apposizione della c.d. marca temporale rilasciata da un certificatore accreditato. Tale modalità, per le sue caratteristiche tecniche, è inscindibile dal documento cui si riferisce, sostanzialmente poiché la marca temporale è calcolata a partire dal documento che si intende marcare, pertanto garantisce ulteriormente l’immodificabilità del documento stesso ed il suo riferimento esclusivo ad esso. Lo stesso art. 41 al comma 4 stabilisce inoltre che: “Costituiscono inoltre validazione temporale: a) il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo di cui all'art. 9 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 21 novembre 2000, n. 272; b) il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti in conformità alle norme vigenti, ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione; c) il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo di posta elettronica certificata ai sensi dell'art. 48 del Codice; d) il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo della marcatura postale elettronica ai sensi dell'art. 14, comma 1, punto 1.4 della Convenzione postale universale, come modificata dalle decisioni adottate dal XXIII Congresso dell'Unione postale universale, recepite dal Regolamento di esecuzione emanato con il decreto del Presidente della Repubblica 12 gennaio 2007, n. 18.”

[7]) Lo stesso Quesito 22 chiarisce che “ …. solo il notaio rogante (anche in mancanza della conservazione dell’atto a raccolta), emettendo una copia autentica del documento con firma scaduta (in caso di atto rilasciato ai sensi dell’art. 73 l.not. o, ove applicabile, della normativa in materia di documentazione amministrativa), può attestarne l’esistenza; sarà così possibile provare: la generazione della firma ad una certa data, attestata non solo dalla data contenuta nell’atto ma anche da quella della sua messa a repertorio, l’integrità del contenuto del documento attraverso il raffronto con quanto registrato fiscalmente e, non ultimo, in questo modo sarà anche possibile rendere l’attestazione degli estremi di registrazione. Il notaio rogante è infatti l’unico soggetto che ha nel contempo la disponibilità di tutti gli elementi necessari per attestare l’effettiva apposizione della firma ad una certa data, e l’autorità conferita dall’ordinamento di rilasciare in via generalizzata copie (art. 73 l.not., art. 23 bis D.lgs. 82/2005, art. 18 D.P.R. 445/2000).”

[8]) “L’intendente di finanza [ora Ufficio dell’Agenzia delle Entrate] può autorizzare a pagare in modo virtuale con l'osservanza delle norme di cui all'art. 15 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, e successive modificazioni, l'imposta di bollo dovuta sui protesti redatti dai notai.” (Cfr., in tema, Circolare dell’Agenzia delle Entrate, n. 6/E del 14 aprile 2015).

[9]) Vedi la risposta della Agenzia delle Entrate consulenza giuridica n. 954-48/2016 su CNN notizie del 5 settembre 2016.

[10]) Vedi Michele Nastri CNN Studio n. 3-2006/IG e la Risposta a Quesito 6-2012/DI CNN di Maria Concetta Cignarella.

[11]) Ai sensi dell’art. 67 LN “il notaro (…) ha egli solo il diritto di permettere l’ispezione e la lettura, di rilasciare le copie,  gli estratti e i certificati  degli atti da lui ricevuti o presso di lui depositati”.

[12]) Cfr. CASU-LAURINI, Codice del notaio annotato, Milano 2005, 182

[13]) Così l’Orientamento del Consiglio Notarile di Milano n. 3 del 4 maggio 2010; Gea Arcella in “Copie, estratti e certificati, le allegazioni all'atto notarile e la certificazione di conformità all'originale dopo il D.lgs. 110/2010” e quanto richiamato alla nota 16.

[14]) in particolare Gaetano Petrelli (Rassegna Novità Normativa 2010 secondo semestre pp. 28-29 per il quale “L'annotazione nel repertorio è stata prevista dall'articolo 2 del R.D.L. 14 luglio 1937, n. 1666 per le copie autentiche di documenti esibiti al notaio: si trattava, evidentemente, di una cautela a garanzia ulteriore della veridicità della copia e della relativa data, in considerazione del fatto che l'originale non era custodito dal notaio che aveva rilasciato la copia. Nessuna annotazione nel repertorio è invece richiesta riguardo alle copie autentiche degli atti conservati nella raccolta degli atti del notaio. Successivamente, con la legge n. 15 del 1968, la facoltà di rilasciare copie autentiche di documenti "esibiti" è stata estesa a diverse categorie di pubblici ufficiali, alcuni dei quali era-no sprovvisti del repertorio. Conseguentemente, l'articolo 1 della legge 11 maggio 1971, n. 28 390, ha escluso l'obbligo di annotare le suddette copie nel repertorio (abrogando implicitamente l'articolo 2 del r.d.l. n. 1666/1937). In data ancora successiva, l'articolo 18 del d.p.r. n. 445/2000 ha sostituito le previsioni della legge n. 15/1968, senza peraltro abrogare la legge n. 390/1971, che è quindi ancora in vigore.

Con il d. lgs. n. 110/2010 è stato introdotto il nuovo articolo 73 l. not., che – a parte estendere la possibilità di rilasciare copie conformi, a prescindere dal supporto utilizzato e dal fatto che il documento esibito sia un originale o una copia conforme – si affianca quindi all'articolo 18 del d.p.r. n. 445/2000: le due norme non regolano fattispecie diverse, né sul piano soggettivo (il notaio è autorizzato in via generale al rilascio di copie) né sul piano oggettivo (in entrambi i casi al notaio è consentito di rilasciare copie di qualsiasi documento allo stesso esibito). D'altra parte, sia l'articolo 73 l. not. che l'articolo 18 del d.p.r. n. 445/2000 non disciplinano soltanto le copie autentiche da prodursi in un procedimento amministrativo, ma in generale le copie autentiche. É quindi certo che la previsione dell'articolo 1 della legge n. 390/1971 è tuttora applicabile alle copie autentiche di do-cumenti esibiti al notaio (oggi regolate dall'articolo 73 l. not.), e che conseguentemente dette copie non devono essere annotate nel repertorio degli atti tra vivi. É, infine, del tutto indifferente che il supporto su cui è redatto l'originale o la copia autentica sia un documento informatico piuttosto che cartaceo: la disciplina dei due tipi di documento è, per quanto concerne la disciplina dell'annotazione nel repertorio, totalmente identica (cfr. l'articolo 62 l. not., come modificato dal d. lgs. n. 110/2010).”

[15]) Vedi Tagliaferri in Codice della Legge Notarile, UTET 2013, sub art. 57-bis

[16]) Così la Massima di Diritto Informatica n. 3 pubblicata in CNN Notizie del 22 luglio 2014.

[17]) Così Gea Arcella in Risposta a Quesito del novembre 2014 la quale afferma che la copia di conversione “non consiste in un nuovo esemplare del medesimo documento, destinato a circolare autonomamente rispetto al documento riprodotto, bensì nel medesimo esemplare reso disponibile su un supporto diverso, ai soli fini dell’allegazione. Tale copia non è destinata quindi ad essere “rilasciata” ad un soggetto richiedente, come avviene normalmente per le copie autentiche, ma è il risultato di un’attività “interna” meramente finalizzata a riprodurre l’originale in un diverso formato.”

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